¿Sabe la mano derecha lo que hace la mano izquierda?

El área más sensible en cualquier empresa como señalé en [VER] es la tesorería (saldos líquidos en caja, cuentas corrientes a la vista, etc) y todas las formas en las que puede encontrarse de forma transitoria: cheques pendientes de cobro y pago, facturas pendientes de cobro o pago – si, si, vaya controlándolas como efectivo si no quiere tener problemas - , vales de caja, recibos, anticipos, etc.

Houston, I’ve got a problem... (“Jiuston” tenemos un problema...)
Bien sea porque estemos en una pequeña empresa y por unos motivos (menos movimientos, menos controles y menos desconfianza en las personas), bien sea porque estemos en una gran corporación (más movimientos, más controles y mucha más desconfianza en las personas) la revisión de las transacciones relacionadas con el dinero efectivo son fundamentales dadas las características especiales del bien objeto de control y con las que no tiene sentido extenderse.

Si conviene – al menos – por otro lado conocer algunas prácticas nocivas para para la empresa, y si no es mediante el establecimiento de complejos controles, al menos mediante controles aleatorios o – incluso – mediante brico-controles, poder detectarlas:

• Un truquillo un poco “chusco” es incluir dos o tres veces tickets con pequeños gastos o poner importes adicionales a facturas/vales escritos a mano: convertimos 13, 25 en 18,25 (sólo son cinco euros pero... tres veces al día, seis días a la semana y durante cincuenta semanas se convierten en casi ochocientos euros).
• También es posible manipular directamente los documentos de cobro (cheques, efectivo, etc.) mediante la manipulación de las conciliaciones, es decir, damos por cobrada una factura mediante un cheque (bancos a clientes) pero ese cheque nunca se ingresa, por eso el defraudador da conformidad a una conciliación en la que aparece un cheque que nunca se ha ingresado y así, o te pones a hacer tu mismo la conciliación o es que no lo pillas.
• Una práctica más arriesgada para el “chorizo” pero que puede dar un gran “rendimiento” consiste en no anotar los cobros parciales que hacen clientes en situación de “dudoso cobro”. Ya sabemos que los clientes con dificultades suelen ir realizando pequeños pagos de forma irregular y sin patrón alguno (que gustosamente acepta la empresa), pero ¿qué pasa si esos pequeños cobros nunca se ingresan en caja y finalmente se lleva a “pérdidas de créditos incobrables” toda la deuda?...
• A medida que el “espabilado” va probando cosas y le van saliendo bien el problema comienza a crecer como si fuera una bola de nieve cuesta abajo. Llegado a este punto ¿por qué conformarme con unos cuantos cientos de euros a lo largo del año como dinero de bolsillo si puedo conseguirlos de una sola “tacada”?, ¿acaso no me van a echar igual si me descubren...?. Es en este punto cuando comienzan los problemas para unos y otros: se pasa de “sisar” a directamente hurtar, apropiarse indebidamente o lo que sea [VER]. Se han detectado prácticas del tipo “doble factura”: al cliente le entrego y le cobro una factura por un importe y emito una segunda factura con un importe que incluye un descuento comercial, por pronto pago, por volumen, etc. que es la que finalmente se contabiliza y se da por cobrada, quedándome la diferencia.
• Una de las prácticas habituales consiste en la contabilización y pago de facturas por compras o gastos inexistentes. El pago es real – incluso por transferencia – aunque lo fraudulento es el documento que refleja la compra o prestación del servicio que no se corresponde a una transacción real sino a un documento inventado por “alguien” [VER].
• También, al alcance de cualquiera que maneje fondos, está la tentación de desviar temporalmente los fondos a cuentas - remuneradas – particulares par ir reponiéndolo y quedarse con los intereses generados (mucho más interesante en situaciones de tipos de interés altos que con tipos del 3 o 4% como los que actualmente tenemos en España).
• A veces se han detectado “auto-préstamos”, es decir, el cajero se hace un préstamo no-remunerado que luego va devolviendo poco a poco y que oculta mediante un maremagnun de anticipos, vales de caja, gastos de viajes y dietas pendientes de justificar, etc. Podría considerarse un pecado venial, pero siga leyendo...
  ¿Qué hacer?
  
  Los bancos y cajas de ahorro lo tiene muy claro: da lo mismo de lo que te apropies de 100 euros, de 100.000 euros o de una grapadora... vas a la calle.
  
  El problema no es tanto el importe sustraído como la pérdida de confianza en ese empleado, (si me engañas una vez será culpa tuya si me engañas dos veces... entonces ya es responsabilidad mía). El hecho de que haya visto el dinero como "dinero" y no como un bien de la empresa, hace que sea necesario no dejar dudas a nadie.

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